Cargo
ANALISTA DE EVENTOS
Empresa
SWISSCAM
Principais atividades
Programação anual de eventos corporativos (presenciais e virtuais) para atender e promover as companhias suíças associadas à SWISSCAM.
Planejamento das atividades e palestras de 8 comitês em colaborações com os seus coordenadores.
Reuniões de alinhamentos mensais com palestrantes e coordenadores dos comitês.
Organização de eventos em parceria com a Embaixada Suíça no Brasil e com o Consulado Geral da Suíça em São Paulo, assim como para autoridades suíças e brasileiras.
Planejamento, execução e controle de eventos, como webinars, comitês, seminários, cafés da manhã, almoços, jantares, coquetéis e palestras, entre outros.
Construção do briefing dos eventos em parceria com os associados, contribuindo com ideias de apresentações e atividades.
Negociação com fornecedores, busca e seleção de palestrantes e ações para prospecção de participantes nos eventos.
Visitas técnicas para operacionalizar os eventos.
Execução de todo o check-list de eventos corporativos, desde a preparação interna até a execução em campo (acompanhar cronograma, orçamentos, infraestrutura, alimentação, logística, montagens, desmontagens, etc.).
Pesquisa e contato com parceiros e patrocinadores para os eventos com associados e fornecedores.
Suporte administrativo ao Departamento Financeiro, como organização das faturas recebidas relacionadas aos eventos, conferência de orçamentos e fechamento do evento.
Controle do processo de contratos e pagamentos de fornecedores relacionados aos eventos.
Realização de follow-ups constantes e personalizados com palestrantes e fornecedores a fim de garantir a organização adequada do evento.
Contato com convidados de eventos para verificar o interesse e disponibilidade em participar dos eventos promovidos (RSVP ativo).
Respostas às confirmações de presença que chegarem por e-mail, telefone ou por meio de outro canal pré-definido (RSVP passivo).
Disparo de e-mails na véspera do evento com informações gerais aos participantes.
Confecção manual dos crachás dos participantes dos eventos, prismas de identificação e a lista de participantes.
Separação e impressão de todo o material que será necessário no dia do evento: lista de participantes, convites, cvs dos palestrantes, brindes, presente dos palestrantes, banner associados ouro, slide de descanso entre as apresentações, slides dos palestrantes, telefones úteis, mini bandeiras, placas de tempo e pins.
Operacionalização da plataforma virtual utilizada pela SWISSCAM para a transmissão dos eventos online.
Recepção e credenciamento dos convidados em eventos presenciais, bem como aprovação e controle de participantes em eventos virtuais.
Envio de pesquisas de feedback, vídeos e arquivos com os slides das palestras aos participantes dos eventos.
Produção do material de divulgação dos comitês e eventos da câmara e publicação no site e redes sociais.
Gestão e execução das ferramentas de mailing.
Apoio a outras áreas.
Requisitos
Experiência em organização de eventos
Conhecimentos em todas as aplicações do Windows Office, experiência com o Canva
Pessoa automotivada, proativa, flexível, prestativa, com alta competência comunicativa, que tenha iniciativa e contribua no trabalho em equipe
Habilidade para trabalhar de forma independente com autogestão do tempo e das tarefas
Com flexibilidade de horário para algumas datas especiais durante o ano e para viagens
Cursos: Hotelaria, Turismo, Eventos, Comunicação, Relações Públicas e Marketing
Idiomas: Inglês - Nível Intermediário
